Häufige Fragen

Wie lege ich einen neuen Kunden an?

Gehe zu Kunden > Übersicht und klicke oben rechts auf „Anlegen“. Trage die Kundendaten wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift ein. Du kannst außerdem direkt eine bekannte Bankverbindung oder ein Kennzeichen (z. B. „Firmenkunde“, Kundengruppe, Empfängergruppe) hinterlegen. Nach dem Speichern erscheint der neue Kunde in deiner Kundenliste und steht für Buchungen oder Rechnungen zur Verfügung.
Bitte lege für jeden Kunden mindestens einen Teilnehmer an, bevor du den Kunden in deine Angebote einbuchst.

Wie finde ich einen bestimmten Kunden am schnellsten?

Nutze die Suchleiste oben in der Kundenübersicht. Du kannst nach Name, Kundennummer, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer suchen. kutego^® zeigt dir alle passenden Treffer in Echtzeit an.

Wie kann ich Kundendaten nachträglich ändern?

Öffne den Kunden in der Übersicht und klicke auf „Bearbeiten“. Hier kannst du persönliche Daten, Kontaktdaten, Zahlungsinformationen oder interne Notizen anpassen. Nach dem Speichern werden diese Änderungen für zukünftig erstellte Rechnungen berücksichtigt. Bestehende Rechnungen können optional zusätzlich angepasst werden.

Wie kann ich interne Notizen zu einem Kunden hinterlegen?

In der Detailansicht eines Kunden findest du das Feld „Interne Notizen“. Hier kannst du Informationen speichern, die nur intern sichtbar sind – z. B. Absprachen, besondere Zahlungsbedingungen oder Hinweise zu Buchungen. Diese Notizen werden nicht an den Kunden übermittelt und sind ausschließlich für dich und dein Team sichtbar. Im Kundenkonto kannst du zusätzlich auf Teilnehmerebene Notizen hinterlegen, die in der Teilnehmerliste angezeigt werden. Öffne dazu den Reiter “Teilnehmer” und klicke auf den blauen Button Notiz anlegen.

Wie kann ich alle Buchungen eines Kunden einsehen?

Öffne den gewünschten Kunden und wechsle in den Reiter „Rechnungen / Buchungen“. Dort findest du eine vollständige Übersicht aller bisherigen und aktuellen Rechnungen und Buchungen inklusive Status, Datum und zugehöriger Kommunikation.

Kann ich Kundendaten aus einer Buchung heraus öffnen?

Ja. In jeder Buchung ist der Kundenname verlinkt. Wenn du darauf klickst, öffnet sich direkt die Detailansicht des Kunden mit allen relevanten Informationen. Das spart Zeit und erleichtert die Arbeit bei Rückfragen oder Zahlungsprüfungen.

Wie kann ich Kundendaten importieren?

Wenn du eine große Anzahl von Kunden gleichzeitig anlegen möchtest, kannst du den Kundendaten-Import nutzen. Klicke dazu oben rechts auf den “Support-Button” und wähle unter Dein Anliegen die Option “Kundendatenimport”. Dort kannst du eine CSV-Vorlage herunterladen, die du mit deinen Kundendaten ausfüllen kannst. Wichtig: Pro Kunde darf nur eine Importzeile existieren. Falls ein Kunde mehrere Teilnehmer hat, kopiere die entsprechenden Spalten des Teilnehmers (Vorname, Nachname) und füge sie hinten an. Zudem darf jede E-Mail-Adresse nur einmal verwendet werden. Sollten mehrere Accounts mit derselben E-Mail-Adressen existieren, müssen diese vor dem Import korrigiert werden. Beachte außerdem, dass nur Kunden mit einer E-Mail-Adresse importiert werden können. Falls ein Kunde keine E-Mail-Adresse hat, kannst du ihm eine Dummy-Adresse deiner Firmen-E-Mail zuweisen.

Wie kann ich Kundendaten exportieren oder sichern?

Über den Tools-Button in der Kundenübersicht kannst du alle angezeigten Kunden als CSV-Datei exportieren. So hast du eine aktuelle Datensicherung oder kannst die Liste für Mailings und Auswertungen verwenden. Beachte dabei die Datenschutzrichtlinien, insbesondere bei externen Weitergaben von Daten.

Wie lösche ich einen Kunden?

Ein Kundenkonto kannst du löschen, indem du das Konto öffnest und oben rechts auf den Button „Kunde löschen“ klickst. Dabei bleiben bestehende Rechnungen und Einbuchungen erhalten (mit dem Hinweis Kunde gelöscht), jedoch werden interne Notizen sowie der Kommunikationsverlauf unwiderruflich entfernt.

Wie kann ich Kunden nach bestimmten Kriterien filtern?

In der Kundenübersicht findest du oben den Filterbereich. Hier kannst du nach Kriterien wie Kundenstatus, Kundengruppe, Guthaben, Newsletter oder PLZ filtern. Du kannst mehrere Filter gleichzeitig anwenden.

Kann ich mehreren Kunden gleichzeitig eine Nachricht senden?

Ja, unter Kommunikation > Kontaktanfrage > Neue Nachricht kannst du die gewünschten Kunden auswählen. kutego^® öffnet automatisch ein Fenster, in dem du deine Nachricht verfassen kannst. Alternativ hast du die Möglichkeit, über Kommunikation > Mitteilungen > Übersicht Mitteilungen gesammelte Kundengruppen, Empfängergruppen oder Kurstermine anzuschreiben.

Wie kann ich einem Kunden direkt aus der Kundenübersicht schreiben?

In der Kundenübersicht findest du oben rechts den blauen Button “Kunde kontaktieren”. Ein Klick darauf öffnet das Kommunikationsfenster, über das du dem Kunden direkt eine E-Mail oder interne Nachricht senden kannst. Alle Nachrichten werden im Kundenverlauf > Kommunikation dokumentiert.

Wie kann ich sehen, ob eine E-Mail an den Kunden erfolgreich zugestellt wurde?

Öffne den Kunden und wechsle in den Reiter „Kommunikation“. Hier findest du alle versendeten E-Mails, inklusive Versanddatum und Zustellstatus. Bei Fehlermeldungen (z. B. falsche Adresse oder Postfach voll) wird der Status entsprechend markiert. Kundenübergreifend findest du diese Übersicht unter Unternehmen > System E-Mails > Versendete E-Mails.

Wie kann ich einen Kunden für weitere Buchungen sperren?

In der Kundenverwaltung kannst du den Status „Gesperrt“ aktivieren. Dadurch wird der Kunde vom Zugang zum Kunden-Login und der Anmeldung für Angebote auf der Webseite ausgeschlossen (ein Hinweis erscheint, dass das Konto gesperrt wurde und der Betreiber kontaktiert werden soll). Zudem erhält er keine System-E-Mails mehr.

Wie kann ich doppelte Kundeneinträge zusammenführen?

Eine automatische Zusammenführung doppelter Kundeneinträge ist in kutego^® nicht möglich. Sollte ein Kunde versehentlich mehrfach angelegt worden sein – etwa mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen – kannst du ein Kundenkonto löschen und gemeinsam mit dem Kunden festlegen, welche E-Mail-Adresse zukünftig als Login verwendet werden soll. Beim Löschen eines Kundenkontos bleiben bestehende Rechnungen erhalten. Beachte jedoch, dass interne Notizen und der Kommunikationsverlauf des gelöschten Kunden verloren gehen. Die internen Notizen kannst du bei Bedarf vorher manuell auf das neue Kundenkonto übertragen. Alternativ kannst du das doppelte Kundenkonto sperren, damit kein Login mehr mit dieser E-Mail-Adresse möglich ist. So ist für dich und den Kunden eindeutig ersichtlich, welches Konto zukünftig aktiv genutzt wird.

Wie kann ich sehen, welche Rechnungen ein Kunde bereits bezahlt hat?

Öffne den Kunden und wähle den Reiter „Rechnungen“. Dort siehst du alle zugehörigen Rechnungen inklusive Zahlungsstatus, Zahlungsdatum und Betrag. Du kannst nach offen, bezahlt oder storniert filtern und jede Rechnung direkt öffnen, um Details einzusehen.