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Häufige Fragen

Wie lege ich einen neuen Kunden an?​

Gehe zu Kunden > Übersicht und klicke oben rechts auf „Anlegen“. Trage die Kundendaten wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift ein. Du kannst außerdem direkt eine bekannte Bankverbindung oder ein Kennzeichen (z. B. „Firmenkunde“, Kundengruppe, Empfängergruppe) hinterlegen. Nach dem Speichern erscheint der neue Kunde in deiner Kundenliste und steht für Buchungen oder Rechnungen zur Verfügung.
Bitte lege für jeden Kunden mindestens einen Teilnehmer an, bevor du den Kunden in deine Angebote einbuchst.

Wie finde ich einen bestimmten Kunden am schnellsten?​

Nutze die Suchleiste oben in der Kundenübersicht. Du kannst nach Name, Kundennummer, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer suchen. kutego® zeigt dir alle passenden Treffer in Echtzeit an.

Wie kann ich Kundendaten nachträglich ändern?​

Öffne den Kunden in der Übersicht und klicke auf „Bearbeiten“. Hier kannst du persönliche Daten, Kontaktdaten, Zahlungsinformationen oder interne Notizen anpassen. Nach dem Speichern werden diese Änderungen für zukünftig erstellte Rechnungen berücksichtigt. Bestehende Rechnungen können optional zusätzlich angepasst werden.

Wie kann ich interne Notizen zu einem Kunden hinterlegen?​

In der Detailansicht eines Kunden findest du das Feld „Interne Notizen“. Hier kannst du Informationen speichern, die nur intern sichtbar sind – z. B. Absprachen, besondere Zahlungsbedingungen oder Hinweise zu Buchungen. Diese Notizen werden nicht an den Kunden übermittelt und sind ausschließlich für dich und dein Team sichtbar. Im Kundenkonto kannst du zusätzlich auf Teilnehmerebene Notizen hinterlegen, die in der Teilnehmerliste angezeigt werden. Öffne dazu den Reiter “Teilnehmer” und klicke auf den blauen Button Notiz anlegen.

Wie kann ich alle Buchungen eines Kunden einsehen?​

Öffne den gewünschten Kunden und wechsle in den Reiter „Rechnungen / Buchungen“. Dort findest du eine vollständige Übersicht aller bisherigen und aktuellen Rechnungen und Buchungen inklusive Status, Datum und zugehöriger Kommunikation.

Kann ich Kundendaten aus einer Buchung heraus öffnen?​

Ja. In jeder Buchung ist der Kundenname verlinkt. Wenn du darauf klickst, öffnet sich direkt die Detailansicht des Kunden mit allen relevanten Informationen. Das spart Zeit und erleichtert die Arbeit bei Rückfragen oder Zahlungsprüfungen.

Wie kann ich Kundendaten importieren?​

Wenn du eine große Anzahl von Kunden gleichzeitig anlegen möchtest, kannst du den Kundendaten-Import nutzen. Klicke dazu oben rechts auf den “Support-Button” und wähle unter Dein Anliegen die Option “Kundendatenimport”. Dort kannst du eine CSV-Vorlage herunterladen, die du mit deinen Kundendaten ausfüllen kannst. Wichtig: Pro Kunde darf nur eine Importzeile existieren. Falls ein Kunde mehrere Teilnehmer hat, kopiere die entsprechenden Spalten des Teilnehmers (Vorname, Nachname) und füge sie hinten an. Zudem darf jede E-Mail-Adresse nur einmal verwendet werden. Sollten mehrere Accounts mit derselben E-Mail-Adressen existieren, müssen diese vor dem Import korrigiert werden. Beachte außerdem, dass nur Kunden mit einer E-Mail-Adresse importiert werden können. Falls ein Kunde keine E-Mail-Adresse hat, kannst du ihm eine Dummy-Adresse deiner Firmen-E-Mail zuweisen.

Wie kann ich Kundendaten exportieren oder sichern?​

Über den Tools-Button in der Kundenübersicht kannst du alle angezeigten Kunden als CSV-Datei exportieren. So hast du eine aktuelle Datensicherung oder kannst die Liste für Mailings und Auswertungen verwenden. Beachte dabei die Datenschutzrichtlinien, insbesondere bei externen Weitergaben von Daten.

Wie lösche ich einen Kunden?​

Ein Kundenkonto kannst du löschen, indem du das Konto öffnest und oben rechts auf den Button „Kunde löschen“ klickst. Dabei bleiben bestehende Rechnungen und Einbuchungen erhalten (mit dem Hinweis Kunde gelöscht), jedoch werden interne Notizen sowie der Kommunikationsverlauf unwiderruflich entfernt.

Wie kann ich Kunden nach bestimmten Kriterien filtern?​

In der Kundenübersicht findest du oben den Filterbereich. Hier kannst du nach Kriterien wie Kundenstatus, Kundengruppe, Guthaben, Newsletter oder PLZ filtern. Du kannst mehrere Filter gleichzeitig anwenden.

Kann ich die Kundenübersicht nach Geburtsdaten der Teilnehmenden durchsuchen?​

Ja! Unter Kunden > Übersicht Teilnehmer stehen dir dafür zwei Spalten zur Verfügung:

  • Geburtstag – filtert nach Tag und Monat, also dem eigentlichen Geburtstag (unabhängig vom Jahrgang).
  • Alter – filtert nach Altersgruppen, z. B. um alle Teilnehmenden in einem bestimmten Altersbereich zu finden.

Kann ich mehreren Kunden gleichzeitig eine Nachricht senden?​

Ja, unter Kommunikation > Kontaktanfrage > Neue Nachricht kannst du die gewünschten Kunden auswählen. kutego® öffnet automatisch ein Fenster, in dem du deine Nachricht verfassen kannst. Alternativ hast du die Möglichkeit, über Kommunikation > Mitteilungen > Übersicht Mitteilungen gesammelte Kundengruppen, Empfängergruppen oder Kurstermine anzuschreiben.

Wie kann ich einem Kunden direkt aus der Kundenübersicht schreiben?​

In der Kundenübersicht findest du oben rechts den blauen Button “Kunde kontaktieren”. Ein Klick darauf öffnet das Kommunikationsfenster, über das du dem Kunden direkt eine E-Mail oder interne Nachricht senden kannst. Alle Nachrichten werden im Kundenverlauf > Kommunikation dokumentiert.

Wie kann ich sehen, ob eine E-Mail an den Kunden erfolgreich zugestellt wurde?​

Öffne den Kunden und wechsle in den Reiter „Kommunikation“. Hier findest du alle versendeten E-Mails, inklusive Versanddatum und Zustellstatus. Bei Fehlermeldungen (z. B. falsche Adresse oder Postfach voll) wird der Status entsprechend markiert. Kundenübergreifend findest du diese Übersicht unter Unternehmen > System E-Mails > Versendete E-Mails.

Wie kann ich einen Kunden für weitere Buchungen sperren?​

In der Kundenverwaltung kannst du den Status „Gesperrt“ aktivieren. Dadurch wird der Kunde vom Zugang zum Kunden-Login und der Anmeldung für Angebote auf der Webseite ausgeschlossen (ein Hinweis erscheint, dass das Konto gesperrt wurde und der Betreiber kontaktiert werden soll). Zudem erhält er keine System-E-Mails mehr.

Wie kann ich doppelte Kundeneinträge zusammenführen?​

Eine automatische Zusammenführung doppelter Kundeneinträge ist in kutego® nicht möglich. Sollte ein Kunde versehentlich mehrfach angelegt worden sein – etwa mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen – kannst du ein Kundenkonto löschen und gemeinsam mit dem Kunden festlegen, welche E-Mail-Adresse zukünftig als Login verwendet werden soll. Beim Löschen eines Kundenkontos bleiben bestehende Rechnungen erhalten. Beachte jedoch, dass interne Notizen und der Kommunikationsverlauf des gelöschten Kunden verloren gehen. Die internen Notizen kannst du bei Bedarf vorher manuell auf das neue Kundenkonto übertragen. Alternativ kannst du das doppelte Kundenkonto sperren, damit kein Login mehr mit dieser E-Mail-Adresse möglich ist. So ist für dich und den Kunden eindeutig ersichtlich, welches Konto zukünftig aktiv genutzt wird.

Wie kann ich sehen, welche Rechnungen ein Kunde bereits bezahlt hat?​

Öffne den Kunden und wähle den Reiter „Rechnungen“. Dort siehst du alle zugehörigen Rechnungen inklusive Zahlungsstatus, Zahlungsdatum und Betrag. Du kannst nach offen, bezahlt oder storniert filtern und jede Rechnung direkt öffnen, um Details einzusehen.

Wie kann ich die E-Mail-Adresse für einen Kunden ändern?​

Die E-Mail-Adresse eines Kunden kannst du direkt in der Kundenakte anpassen. Öffne dazu den entsprechenden Kunden unter Kunden > Übersicht und klicke auf das Kundenprofil. Über den Button “Kunde bearbeiten” öffnest du die Bearbeitungsmaske der Kundenakte. Trage dort die neue E-Mail-Adresse ein und speichere deine Änderung. Die aktualisierte E-Mail-Adresse wird anschließend automatisch für alle zukünftigen Mitteilungen, Buchungsbestätigungen und Rechnungen verwendet.

Wie kann ich eine neue E-Mail-Adresse für einen Teilnehmer hinzufügen?​

Eine E-Mail-Adresse kann jeweils nur dem Kundenkonto zugeordnet werden. Es ist nicht möglich, auf Teilnehmerebene separate E-Mail-Adressen hinzuzufügen. Zwar kannst du diese Information über ein benutzerdefiniertes Feld abfragen, jedoch hat dies innerhalb der Software keine funktionalen Auswirkungen.

Ist es möglich in der Buchungsmaske das Geburtsdatum der Teilnehmer zu einem Pflichtfeld zu machen?​

Ja, das ist möglich. Du kannst die Geburtsangabe in der Buchungsmaske verpflichtend machen, indem du eine Altersbeschränkung aktivierst. Das findest du unter Kurstermin > Einschränkungen. Sobald die Alterspüfung aktiv ist, wird das Geburtsdatum im Buchungstunnel abgefragt.

Wie können wir Kunden nach einer manuellen Kündigung aus dem Verteiler für automatische E-Mails entfernen?​

Wird ein Kundenkonto gesperrt oder archiviert, versendet Kutego keine automatischen System-E-Mails mehr an diesen Kunden – das gilt beispielsweise auch für Geburtstagsnachrichten und ähnliche automatisierte Benachrichtigungen. Nach einer manuellen Kündigung reicht es daher, das entsprechende Kundenkonto zu sperren oder zu archivieren, um den Kunden zuverlässig aus allen automatischen Verteilern zu entfernen.

Was ist der Unterschied zwischen normalem Guthaben und Kulanzguthaben?​

Normales Guthaben entsteht durch tatsächliche Zahlungen des Kunden – z. B. per Überweisung, PayPal oder Lastschrift – sowie durch Rückerstattungen aus Stornierungen. Es ist auszahlbar. Kulanzguthaben wird manuell vom Admin vergeben, z. B. als Entschädigung oder Gutschrift bei Unzufriedenheit. Es ist steuerfrei und nicht auszahlbar, da es einem individuellen Rabatt entspricht. Beim Erstellen einer neuen Rechnung wird Kulanzguthaben automatisch vorrangig verrechnet. Im Kundenkonto wird dem Kunden nur die Gesamtsumme beider Guthabenarten angezeigt – ohne Unterscheidung, welcher Anteil auszahlbar ist.

Wie zahle ich einem Kunden manuell Guthaben ein, und welche Zahlarten stehen dabei zur Verfügung?​

Öffne das Kundenprofil und wechsle in den Reiter „Kundenguthaben”. Klicke dort auf „Guthaben einzahlen” und wähle die passende Zahlart. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Saldenvortrag (für die Übertragung bestehenden Guthabens ins System, keine Quittung), Kulanz (interne Gutschrift, keine Quittung), Zahlung vor Ort (Barzahlung), Lastschrift, Überweisung, PayPal sowie Zahlung auf Rechnung. Für alle Zahlarten außer Saldenvortrag und Kulanz wird automatisch eine Quittung erstellt, die optional per E-Mail an den Kunden versendet werden kann.

Wann wird automatisch eine Quittung für eine Guthabeneinzahlung erstellt?​

Eine Quittung wird automatisch erstellt, sobald Guthaben über eine der folgenden Zahlarten eingezahlt wird: Zahlung vor Ort, Lastschrift, Überweisung, PayPal oder Zahlung auf Rechnung. Bei Saldenvortrag und Kulanz wird keine Quittung erzeugt, da es sich um interne Buchungen ohne tatsächlichen Geldfluss handelt. Wählst du im Kurs “Tag fällt aus” > Erstatten wird dafür ebenfalls eine Einzahlungsquittung erzeugt.

Warum ist das verfügbare Guthaben höher als das auszahlbare Guthaben?​

Das verfügbare Guthaben zeigt die Summe aus normalem Guthaben und Kulanzguthaben. Da Kulanzguthaben nicht auszahlbar ist, kann das auszahlbare Guthaben geringer sein als das angezeigte Gesamtguthaben. Die Software berechnet automatisch, welcher Anteil tatsächlich ausgezahlt werden kann, um versehentliche Rückzahlungen von Kulanzbeträgen zu vermeiden.

Wie verrechne ich vorhandenes Kundenguthaben mit einer offenen Rechnung?​

Im Kundenprofil unter dem Reiter „Kunden-Guthaben” kannst du über „Guthaben verrechnen” vorhandenes Guthaben mit offenen Rechnungen des Kunden verrechnen. Wenn du das Guthaben gezielt einer bestimmten Rechnung zuordnen möchtest, öffne die betreffende Rechnung direkt und trage den gewünschten Betrag in der entsprechenden Guthabenzeile ein. Bei systemseitig erstellten Rechnungen (Kunde bucht selbst oder Vertragsrechnung) wird vorhandenes Guthaben automatisch verrechnet. Du kannst Kundenguthaben effizient per Massenaktion mit offenen Rechnungen verrechnen. Blende hierzu in der Kundenübersicht die Spalte „Guthaben“ ein, markiere die gewünschten Kunden und wähle unter „Tools“ die Option „Guthaben mit offenen Rechnungen verrechnen“.

Kann ein Kunde seinen Gutschein selbst in Kundenguthaben umwandeln?​

Ja. Im Kundenlogin unter dem Reiter „Gutscheine” kann der Kunde einen Gutscheincode eingeben und diesen in Kundenguthaben umwandeln. Kaufgutscheine werden dabei in normales (auszahlbares) Guthaben umgewandelt, Wertgutscheine in Kulanzguthaben (nicht auszahlbar). Die Umwandlung ist nicht möglich, wenn der Gutschein an bestimmte Angebote oder Zeiträume gebunden ist. Ein Vorteil: Mehrere Gutscheincodes können so kombiniert werden und stehen als Gesamtguthaben für die nächste Buchung zur Verfügung.

Was passiert mit dem Kundenguthaben, wenn eine Rechnung storniert wird, die mit Guthaben bezahlt wurde?​

Bei der Stornierung einer mit normalem Guthaben bezahlten Rechnung stehen drei Rückerstattungsoptionen zur Verfügung: Zuweisung zum Kundenguthaben, direkte Rücküberweisung (bei hinterlegten Bankdaten und aktiver finAPI-Schnittstelle) oder Ausgabe als Wertgutschein. Wurde die Rechnung teilweise mit Kulanzguthaben bezahlt, wird dieses beim Auslösen der Stornierung automatisch zurückgebucht – sofern der entsprechende Haken im Stornierungsdialog gesetzt ist. Der Haken ist standardmäßig aktiviert und kann bei Bedarf deaktiviert werden.

Was ist der Unterschied zwischen einem Kunden und einem Teilnehmer?​

Ein Kunde ist der Rechnungsempfänger und Vertragspartner – also die Person, die bucht und bezahlt. Ein Teilnehmer ist die Person, die tatsächlich an einem Kurs oder Termin teilnimmt. Beide können identisch sein (z. B. Erwachsener bucht für sich selbst) oder voneinander abweichen (z. B. Elternteil bucht für ein Kind). Jeder Kunde kann mehrere Teilnehmer haben. Für eine Buchung muss im Kundenprofil mindestens ein Teilnehmer angelegt sein.

Wie lege ich einen Teilnehmer zu einem bestehenden Kunden an?​

Bearbeite das Kundenprofil und scrolle nach unten in den Bereich „Teilnehmer”. Dort kannst du einen neuen Teilnehmer anlegen und diesem Namen, Geburtsdatum sowie weitere Informationen zuweisen. Der Teilnehmer ist anschließend für alle Buchungen dieses Kunden verfügbar.

Kann ich zusätzliche Informationen zu Teilnehmern erfassen, z. B. Vorerkrankungen, Allergien oder Abholberechtigte?​

Ja. Über benutzerdefinierte Felder kannst du individuelle Abfragen im Buchungstunnel einrichten. Gehe dazu zu Unternehmen > Benutzerdefinierte Felder und lege Felder für den Bereich „Teilnehmer” (zweite Seite im Buchungstunnel) an. Mögliche Feldtypen sind Auswahlfelder, Optionsfelder, Dropdowns, Eingabefelder und Textfelder. Die Angaben werden im Kundenprofil unter „Teilnehmer” sowie in der Teilnehmerliste angezeigt, sodass Kursleiter die Informationen direkt einsehen können. Felder können als Pflichtfelder markiert und auf bestimmte Angebote eingeschränkt werden.

Wie sehe ich, in welchen Kursen ein Teilnehmer eingeschrieben ist?​

Öffne das Kundenprofil und wechsle in den Reiter „Teilnehmer”. Dort wird für jeden Teilnehmer angezeigt, in welchen Kursterminen er aktuell eingebucht ist. Über den grünen Lupen-Button in der Spalte „Aktion” gelangst du direkt zur Teilnehmerliste des jeweiligen Kurstermins.

Wie kann ich den Anwesenheitsstatus eines Teilnehmers einsehen?​

Im Kundenprofil unter dem Reiter „Teilnehmer” findest du in der Spalte „Tage” ein weißes Kästchen. Ein Klick darauf öffnet eine Übersicht über den Anwesenheitsstatus des Teilnehmers in den jeweiligen Kursterminen.

Wie kann ich offene Nachholtage eines Teilnehmers einsehen?​

Im Kundenprofil unter dem Reiter „Teilnehmer” werden offene Nachholtage direkt beim jeweiligen Teilnehmer angezeigt, sofern du mit der Nachholungsfunktion arbeitest. Der Teilnehmer kann seine Nachholtage auch selbst im Kundenlogin unter „Nachholtermine” einsehen und eigenständig einen Ersatztermin buchen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Kundengruppe und einer Empfängergruppe?​

Kundengruppen dienen sowohl der Preisgestaltung als auch der Kommunikation. Du kannst für eine Kundengruppe spezifische Preise hinterlegen, die automatisch bei Buchungen dieser Kunden angewendet werden. Außerdem kann jede Kundengruppe gezielt per Mitteilung angeschrieben werden. Ein Kundenkonto kann immer nur einer Kundengruppe zugeordnet sein. Empfängergruppen hingegen dienen ausschließlich der gezielten Kommunikation und bieten keine Möglichkeit zur Preisgestaltung. Sie eignen sich optimal, wenn die Gruppierung nur für Mitteilungen benötigt wird. Eine Mehrfachauswahl von Empfängergruppen pro Kundenkonto ist möglich.

Wie weise ich einem Kunden eine Kundengruppe zu?​

Öffne das Kundenprofil und klicke auf „Kunde bearbeiten”. Dort kannst du dem Kunden eine Kundengruppe zuweisen. Außerdem kannst du Kunden aus fast allen Übersichten und Teilnehmerlisten auch als Massenaktion über Tools einer Kundengruppe zuordnen. Alternativ kann die Zuweisung automatisch erfolgen, wenn du bei der Kundengruppe die Selbstzuordnung aktiviert hast – dann können Kunden sich beim Buchungsprozess selbst der Gruppe zuordnen, optional mit Passwortschutz.

Kann sich ein Kunde selbst einer Kundengruppe zuordnen?​

Ja, sofern du diese Option beim Anlegen der Kundengruppe aktiviert hast. Du kannst dabei optional ein Passwort hinterlegen, das der Kunde eingeben muss, um sich der Gruppe zuzuordnen. Wenn du die Selbstzuordnung nicht wünschst, kannst du sie deaktivieren und Kunden ausschließlich manuell über das Backend zuweisen.

Wie lege ich gruppenspezifische Preise für eine Kundengruppe fest?​

Überall in der Software, wo Preise hinterlegt werden – z. B. im Blockkurs unter „Kundenpreise”, in der Laufzeitvorlage, Terminvorlage oder Ticketvorlage – findest du den blauen Button „Preisgruppe hinzufügen”. Dort wählst du die gewünschte Kundengruppe aus und hinterlegst den entsprechenden Preis. Bucht ein Kunde dieser Gruppe über die Homepage, erkennt kutego automatisch die Gruppenzugehörigkeit und wendet den hinterlegten Gruppenpreis an.

Kann ich bestimmte Kurse oder Angebote auf eine Kundengruppe beschränken?​

Ja. In den Modulen Kurstermine, Terminvorlagen und Ticketvorlagen kannst du im Reiter „Einschränkungen” festlegen, für welche Kundengruppen das Angebot sichtbar und buchbar sein soll. Zusätzlich kannst du unter Produkte > Einschränkungen einzelne Produkte auf bestimmte Kundengruppen beschränken.

Wie funktioniert der Kunden-Login – was sieht der Kunde dort?​

Nach dem Login landet der Kunde auf seiner persönlichen Übersichtsseite. Dort werden die nächsten anstehenden Termine, offene Rechnungen, vorhandenes Kundenguthaben sowie ein von dir optional hinterlegter Willkommenstext angezeigt. In der linken Navigation findet der Kunde je nach Konfiguration folgende Bereiche: Übersicht, Meine Termine, Nachholtermine, Rechnungen, Buchungen, Verträge, Karten, Pakete, Mitgliedschaften, Gutscheine, Dokumente und Stammdaten. Die Navigation zeigt dynamisch nur die Bereiche, die für den jeweiligen Kunden relevant und von dir freigeschaltet sind.

Wie binde ich den Kunden-Login-Button auf einer externen Webseite ein?​

Hänge an die URL deines kutego-Accounts den Zusatz /account/login an, z. B.: https://xyz.kurs.software/account/login. Diesen Link kannst du als Login-Button auf deiner externen Webseite einbinden. Sobald du eine Subdomain eingerichtet hast, wird die .kurs.software-URL ausgeblendet und du verwendest deine Subdomain mit derselben Endung. Wenn du das Webmodul von kutego nutzt, ist der Login-Button bereits automatisch in der Kopfzeile deiner Webseite integriert.

Wie kann ich als Betreiber steuern, welche Bereiche der Kunde in seinem Login sieht?​

Gehe zu Kunden > Einstellungen > Kundenaccount. Dort kannst du über Schalter einzelne Bereiche wie Termine, Rechnungen, Verträge, Karten, Mitgliedschaften, Abonnements und Dokumente ein- oder ausblenden. Zusätzlich kannst du einen Begrüßungstext und Erklärvideos hinterlegen. Wenn du z. B. nicht möchtest, dass Kunden Verträge eigenständig kündigen, deaktivierst du einfach den Bereich „Verträge” – eine Kündigung ist dann nur über dich möglich.

Kann ich den Kunden-Login zur Pflicht machen?​

Ja. Unter Kunden > Einstellungen > Einstellungen kannst du den Kunden-Login als Pflicht aktivieren. Ist diese Option nicht aktiviert, können Kunden alternativ als Gast buchen. Ein Gast-Account kann jederzeit in einen aktiven Account mit Login umgewandelt werden. Der Login als Pflicht ist besonders empfehlenswert, wenn du mit der Nachholungsfunktion arbeitest, Kartenverträge mit freier Tageswahl oder Pakete anbietest.

Was passiert, wenn ein Kunde sein Passwort vergessen hat – muss ich eingreifen?​

Nein. Der Kunde kann sein Passwort selbstständig zurücksetzen – direkt auf der Login-Seite über den Button „Passwort vergessen?” oder auf der ersten Seite des Buchungstunnels. Er gibt seine hinterlegte E-Mail-Adresse ein und erhält automatisch einen Link zum Zurücksetzen. Ein Eingreifen deinerseits ist nicht notwendig. Alternativ kann sich der Kunde auch per Passkey (z. B. Fingerabdruck oder Gesichtserkennung) anmelden, sofern sein Gerät dies unterstützt.

Kann ein Kunde seinen Vertrag selbst im Login kündigen?​

Ja, sofern du den Bereich „Verträge” im Kundenlogin nicht ausgeblendet hast. Eine Kündigung ist dabei ausschließlich zu den Konditionen möglich, die du im Vertrag hinterlegt hast. kutego berechnet automatisch das nächstmögliche Kündigungsdatum. Du wirst per E-Mail über die Kündigung informiert, und die Frist wird direkt im Vertrag dokumentiert. Möchtest du keine eigenständige Kündigung durch den Kunden, deaktiviere den Vertragsbereich unter Kunden > Einstellungen > Kundenaccount.

Kann ein Kunde selbst Dokumente hochladen, und wo sehe ich diese im Backend?​

Ja. Wenn du den Bereich „Dokumente” im Kundenlogin aktiviert hast, kann der Kunde über seinen Login Dateien hochladen. Diese erscheinen in der Kundenakte im Reiter „Dokumente”. Wichtig: Ein vom Kunden hochgeladenes Dokument kann von ihm nachträglich nicht mehr gelöscht werden. Du kannst dort ebenfalls Dokumente für den Kunden als Download bereitstellen. Die maximale Dateigröße pro Dokument beträgt 10 MB.

Wo im Kundenkonto werden QR-Codes für den Kurseinlass angezeigt?​

Wenn du mit einem QR-Code für den Einlass arbeitest, wird dieser am jeweiligen Kurstag automatisch auf der Startseite des Kundenlogins angezeigt. Der Kunde findet ihn dort direkt neben seiner Terminübersicht und kann ihn beim Einlass vorzeigen.

Wie kann ein Kunde Nachholtermine selbstständig verwalten?​

Sobald ein Kunde Nachholanspruch hat, erscheint in seinem Kundenlogin der Menüpunkt „Nachholtermine”. Dort sieht er offene Nachholtage und kann über den gelben Button „Jetzt Nachholtermin suchen” passende Ersatztermine finden und sich direkt einbuchen. Der ursprüngliche Nachholtag verschwindet automatisch nach der Einbuchung. Über den blauen Button „Einstellungen” kann der Kunde seine Nachholsuche individualisieren – z. B. bevorzugte Wochentage, Uhrzeiten oder E-Mail-Benachrichtigungen einstellen. Diese Einstellungen gelten auch im Backend: Wenn ein Nachholer in einem bestimmten Kurs nicht erscheint, liegt es oft an den vom Kunden gesetzten Einschränkungen.

Wie erstelle ich ein individuelles Angebot direkt aus der Kundenakte heraus?​

Öffne das Kundenprofil und wechsle in den Reiter „Angebote”. Dort kannst du über „Angebot erstellen” ein individuelles Angebot zusammenstellen. Die Erstellung ähnelt der einer Rechnung – du kannst verschiedene Positionen wie Kurse, Termine oder Produkte hinzufügen sowie einen Angebotstext und ein Ablaufdatum hinterlegen. Fertige Angebote werden unter Finanzen > Angebote geführt.

Was passiert, wenn ein Kunde ein Angebot annimmt – wird automatisch eine Rechnung erstellt?​

Ja. Sobald der Kunde das Angebot auf der Angebotsseite annimmt, wird automatisch eine Rechnung erstellt und dem Kunden per E-Mail zugestellt. Beim Annehmen stimmt der Kunde gleichzeitig den AGB, der Datenschutzerklärung und dem Widerrufsrecht zu. Dadurch bist du rechtlich abgesichert. Die Annahme einer Option ist verbindlich und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Warum ist eine Angebotsbuchung rechtlich sicherer als eine direkte Rechnung?​

Wenn du manuell eine Rechnung anlegst, fehlt die aktive Zustimmung des Kunden zu AGB, Datenschutz und Widerruf, was rechtlich riskant sein kann. Bei einer Angebotsbuchung hingegen nimmt der Kunde das Angebot auf der Angebotsseite aktiv an und bestätigt dabei alle erforderlichen Einwilligungen. Das entspricht den Anforderungen an eine rechtssichere Buchung.

Kann ein Angebot zeitlich befristet werden?​

Ja. Beim Erstellen eines Angebots kannst du ein Ablaufdatum hinterlegen. Nach Ablauf dieses Datums ist es dem Kunden nicht mehr möglich, das Angebot anzunehmen. Das Ablaufdatum wird auch in der Angebotsübersicht angezeigt. Der Kursplatz bleibt bis zum Ablauf der Angebotsfrist reserviert. Er wird automatisch wieder freigegeben, falls das Angebot abläuft oder abgelehnt wird.

Kann ein Kunde nur einzelne Positionen aus einem Angebot auswählen?​

Nein. Ein Kunde kann ein Angebot nur als Ganzes annehmen oder ablehnen. Eine Auswahl einzelner Positionen ist nicht möglich. Wenn du dem Kunden verschiedene Optionen anbieten möchtest, erstelle separate Angebote für die jeweiligen Varianten.

Wie lege ich manuell eine Rechnung direkt aus dem Kundenprofil an?​

Öffne das Kundenprofil und wechsle in den Reiter „Rechnungen / Buchungen”. Klicke oben rechts auf den blauen Plus-Button – die Rechnungsmaske öffnet sich mit dem bereits vorausgewählten Kunden. Alternativ erreichst du die Rechnungserstellung über Finanzen > Rechnungen > Anlegen.

Welche Rechnungspositionen kann ich beim manuellen Anlegen einer Rechnung auswählen?​

Beim manuellen Anlegen einer Rechnung stehen folgende Positionstypen zur Verfügung:

  • Kurs (Einbuchung in einen Kurstermin, inkl. Vertrag bei Dauerkursen),
  • Termin (Einbuchung für einen Einzeltermin mit Datum und Uhrzeit),
  • Ticket (Ticketkauf für eine Veranstaltung oder Raumvermietung),
  • Gutschein (manueller Kaufgutschein), Mitgliedschaft (Einbuchung inkl. automatischer Vertragsanlage),
  • Produkt (manuell abrechnungsfähige Produkte),
  • Mahngebühren sowie
  • Sonstiges (freie Rechnung mit individuellem Rechnungstext).
    Bitte beim Anlegen immer Teilnehmer und Bezahlmethode auswählen.

Was passiert, wenn ich Kundendaten (z. B. Adresse) nach bereits erstellten Rechnungen ändere?​

Änderungen an Kundendaten wie Adresse oder E-Mail-Adresse werden nicht automatisch in bereits erstellte Rechnungen übernommen. Sollen bestehende Rechnungen aktualisiert werden, müssen diese manuell über den orangenen Stift-Button bearbeitet werden. Dadurch wird gemäß GoBD automatisch eine neue Rechnungsversion mit Versionsnummer angelegt. Es gilt stets nur die zuletzt erstellte Version.

Kann ich eine Rechnung als Entwurf speichern?​

Diese Funktion wird aktuell überarbeitet. Wir informieren dich über die Updates, wenn sie wieder zur Verfügung steht.

Wie kann ich eine Rechnung per Post an den Kunden versenden?​

In der Detailansicht einer Rechnung kannst du über den blauen Zahnrad-Button die Option „Rechnung per Briefpost senden” auswählen. kutego übergibt die Rechnung dann an einen Briefdienstleister, der sie in deinem Namen per Post zustellt. Der Service kostet 1,10 € pro Brief und wird automatisch über die monatliche Abrechnung verrechnet. Der Briefversand wird im Kundenprofil unter dem Reiter „Brief” dokumentiert. Diese Funktion steht auch im Mahnwesen automatisiert zur Verfügung.

Wo sehe ich den gesamten Kommunikationsverlauf mit einem Kunden?​

Im Kundenprofil unter dem Reiter „Kommunikation” findest du den vollständigen Kommunikationsverlauf, unterteilt in drei Bereiche: Kontaktanfragen (1:1-Kommunikation), Rückrufbitten (Anfragen über das Webformular) und E-Mails (alle automatischen Systemmitteilungen sowie Massen-E-Mails). Für jede E-Mail siehst du Versanddatum, Zustellstatus und ob die E-Mail vom Kunden geöffnet wurde. Kundenübergreifend findest du alle versendeten System-E-Mails unter Unternehmen > System E-Mails > Versendete E-Mails.

Kann ich eine E-Mail an den Kunden aus der Kundenakte heraus erneut versenden?​

Ja. Im Reiter „Kommunikation” des Kundenprofils findest du in der Spalte „Aktionen” einen grünen Button zum erneuten Versenden. Wenn sich an der Buchung seit dem ersten Versand etwas geändert hat, empfiehlt es sich, die E-Mail direkt aus der Detailansicht der Rechnung über den blauen Zahnrad-Button „Erneut versenden” zu schicken – dadurch werden alle Anhänge automatisch neu generiert und der Kunde erhält stets die aktuellste Version.

Wo sehe ich, ob eine E-Mail vom Kunden geöffnet wurde?​

Im Kundenprofil unter dem Reiter „Kommunikation” siehst du in der E-Mail-Übersicht den Zustellstatus jeder versendeten Nachricht – inklusive der Information, ob die E-Mail geöffnet wurde. Bei Fehlern (z. B. falsche Adresse oder volles Postfach) wird der Status entsprechend markiert. Diese Informationen erhältst du auch in der Gesamtübersicht über Unternehmen > Versendete E-Mails.

Wie versende ich eine E-Mail an alle Kunden eines bestimmten Kurses oder einer Gruppe?​

Gehe zu Kommunikation > Mitteilungen > Neue Mitteilung. Dort kannst du als Empfänger gezielt einen Kurstermin, eine Kundengruppe oder eine Empfängergruppe auswählen. Alternativ kannst du unter Kommunikation > Kontaktanfragen > Neue Nachricht mehrere Kunden manuell auswählen. Für Wartelisten-Interessenten wähle die Empfängeroption „keine Teilnehmer” und aktiviere den Schalter „Interessenten von der Warteliste”.

Was ist der Unterschied zwischen einer Kundennotiz und einer Teilnehmernotiz?​

Kundennotizen beziehen sich auf den gesamten Kunden und werden im Kundenprofil unter dem Reiter „Notizen” hinterlegt. Sie sind für allgemeine Kundeninformationen, wiederkehrende Besonderheiten oder wichtige interne Hinweise geeignet. Teilnehmernotizen beziehen sich auf einen konkreten Teilnehmer innerhalb des Kundenkontos und werden im Reiter „Teilnehmer” über den Button „Notiz anlegen” erstellt. Teilnehmernotizen können als Spalte in der Teilnehmerliste angezeigt werden, sodass Kursleiter sie direkt einsehen können. Beide Notizarten sind ausschließlich intern sichtbar – der Kunde hat keinen Zugriff darauf.

Wie verknüpfe ich eine Notiz mit einer Wiedervorlage für einen bestimmten Mitarbeiter?​

Beim Anlegen einer Notiz im Kundenprofil (Reiter „Notizen”) kannst du optional ein Datum zur Wiedervorlage setzen und einen zu informierenden Mitarbeiter auswählen. Am festgelegten Datum wird die Notiz als Aufgabe für den zugewiesenen Mitarbeiter angezeigt. Überfällige Aufgaben erscheinen oben rechts in der Header-Leiste neben dem Profil des Mitarbeiters, sobald er sich einloggt.

Wo sehe ich alle Wiedervorlagen und fälligen Aufgaben im Überblick?​

Eine Übersicht aller angelegten Notizen und Wiedervorlagen findest du unter Kunden > Notizen/Wiedervorlagen. Überfällige Aufgaben werden zusätzlich oben rechts in der Header-Leiste neben dem eigenen Profil-Icon angezeigt, sobald das Fälligkeitsdatum erreicht ist.

Was bedeutet „Notiz anpinnen” und wo wird eine angepinnte Notiz angezeigt?​

Beim Anlegen einer Notiz – sowohl auf Kunden- als auch auf Teilnehmerebene – kannst du die Option „Notiz anpinnen” aktivieren. Angepinnte Notizen werden immer priorisiert und erscheinen automatisch als erstes an allen relevanten Stellen im System. Diese Funktion eignet sich besonders für besonders wichtige Hinweise, die im Arbeitsalltag sofort sichtbar sein sollen.

Was ist der Unterschied zwischen einem gesperrten und einem archivierten Kunden?​

Ein gesperrter Kunde kann sich nicht mehr mit seinen Zugangsdaten einloggen – er erhält eine Meldung, dass das Konto gesperrt wurde und er den Betreiber kontaktieren soll. Außerdem erhält er keine System-E-Mails mehr. Ein archivierter Kunde hingegen kann sich weiterhin einloggen und Kurse buchen, erhält aber keine systemgenerierten Massen-E-Mails mehr. Archivierte Kunden erscheinen zudem nicht mehr in der Liste der offenen Nachholer in der Tagesansicht. Die Sperrung eignet sich für Kunden, die keinen Zugang mehr erhalten sollen; die Archivierung für inaktive Kunden, die jederzeit wieder aktiv werden könnten.

Erhalten archivierte Kunden noch E-Mails vom System?​

Archivierte Kunden erhalten keine systemgenerierten Massen-E-Mails mehr – das gilt z. B. für Geburtstagsnachrichten und gruppenbasierte Mitteilungen. Individuelle Kontaktanfragen, die gezielt aus der Kundenakte heraus versendet werden, sind jedoch weiterhin möglich. Auch automatische System-E-Mails zu Buchungen werden wieder versendet, sobald der Kunde erneut bucht.

Wird ein archivierter Kunde automatisch reaktiviert, wenn er eine neue Buchung vornimmt?​

Ja. Sobald ein archivierter Kunde eine Kursbuchung vornimmt, wird er automatisch wieder als aktiver Kunde geführt und erhält ab diesem Zeitpunkt wieder alle relevanten System-E-Mails. Eine manuelle Reaktivierung ist nicht erforderlich.

Wie erkenne ich auf einen Blick, ob ein Kundenkonto gesperrt oder archiviert ist?​

In der Kundenakte wird ein farbiges Badge angezeigt, sobald ein Konto gesperrt ist. Archivierte Kunden findest du in der Kundenübersicht über den Button „Archiv” oben rechts – sie erscheinen nicht in der regulären Kundenliste.

Wie stelle ich die gesamte Kundenansprache von „Sie” auf „Du” um?​

Gehe zu Kunden > Einstellungen > Einstellungen und aktiviere den Schalter „Kunden informell ansprechen”. Damit wird das gesamte System – alle System-E-Mails, automatischen Nachrichten und der Kundenlogin – auf die Du-Form umgestellt, ohne dass einzelne Vorlagen manuell angepasst werden müssen.

Wie kann ich die Registrierung auf Personen ab 18 Jahren beschränken?​

Gehe zu Kunden > Einstellungen > Einstellungen und aktiviere den Schalter „Registrierung erst ab 18”. Bei Aktivierung erscheint im Buchungstunnel ein Pop-up-Fenster, in dem der Kunde aktiv bestätigen muss, dass er mindestens 18 Jahre alt ist. Ohne diese Bestätigung ist eine Buchung nicht möglich.

Wie aktiviere ich automatische Geburtstagsmails für Kunden und Teilnehmer?​

Gehe zu Kunden > Einstellungen > Einstellungen und aktiviere den Versand von Geburtstagsmails. Passe anschließend die E-Mail-Vorlage unter E-Mail-Vorlagen an – suche dort nach dem Stichwort „Geburtstag”. Alle anstehenden Geburtstage kannst du unter Kunden > Geburtstagskalender einsehen. Der Kalender zeigt Kunden, Teilnehmer, Mitglieder und Mitarbeiter farblich unterschieden an. Geburtstagsmails werden nur an Personen verschickt, bei denen ein Geburtsdatum im Profil hinterlegt ist.

Was ist ein Kundennummern-Präfix und wann brauche ich es?​

Ein Kundennummern-Präfix ist ein Kürzel, das der automatisch generierten Kundennummer vorangestellt wird. Es ist besonders wichtig, wenn du kutego mit sevDesk oder LexOffice verbindest: Ohne Präfix können gleiche Kundennummern in beiden Systemen zu Datenkollisionen führen, bei denen Kundendaten überschrieben oder vertauscht werden. Mit einem Präfix wie z. B. „K-” entstehen eindeutige Nummern (z. B. K-1234), die sich von bestehenden Nummern in externen Systemen klar unterscheiden. Das Präfix kann nur einmalig vergeben werden und ist unter Kunden > Einstellungen > Nummernkreise konfigurierbar.

Wie führe ich einen DSGVO-Export der Kundendaten durch, bevor ich ein Konto lösche?​

Öffne das Kundenprofil und klicke oben rechts auf die entsprechende Option zum Löschen des Kundenkontos. Es empfiehlt sich, vor der Löschung einen DSGVO-Export der Kundendaten vorzunehmen, da beim Löschen interne Notizen und der Kommunikationsverlauf unwiderruflich entfernt werden. Rechnungen und Buchungen bleiben erhalten und werden mit dem Hinweis „Kunde gelöscht” gekennzeichnet.

Wie aktiviere ich die Kinderdatenschutz-Bestätigung für Buchungen von Teilnehmern unter 16 Jahren?​

Gehe zu Kunden > Einstellungen > Einstellungen und aktiviere den Schalter „Kinder unter 16 Jahre”. Damit wird im Buchungstunnel ein zusätzliches Hinweisfeld angezeigt, das von einem Elternteil aktiv bestätigt werden muss. Diese Funktion unterstützt die rechtliche Absicherung bei der Verarbeitung von Kinderdaten gemäß DSGVO.

Ein Kunde möchte keine E-Mails mehr erhalten – was kann ich tun?​

Das kommt auf die Art der E-Mails an, die der Kunde nicht mehr erhalten möchte. kutego® unterscheidet zwischen Newsletter-E-Mails und automatischen System-E-Mails. Je nach Wunsch des Kunden gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen:
1. Nur keine Newsletter mehr
Öffne das Kundenprofil und deaktiviere dort den Schalter „Newsletter”. Alternativ kannst du den Kunden direkt in der Newsletter-Übersicht über die Aktionsspalte manuell aus der Empfängerliste entfernen. Der Kunde kann sich auch selbst über den Abmeldelink abmelden, der in jedem Newsletter enthalten ist.
2. Keine automatischen System-E-Mails mehr (z. B. Buchungsbestätigungen, Rechnungen, Erinnerungen)
System-E-Mails lassen sich nicht selektiv pro Kunde deaktivieren. Es gibt jedoch zwei Möglichkeiten, den Versand vollständig zu unterbinden:

  • Kunden archivieren: Archivierte Kunden erhalten keine systemgenerierten Massen-E-Mails mehr. Der Login bleibt aktiv, und sobald der Kunde wieder bucht, wird er automatisch reaktiviert. Diese Option eignet sich für inaktive Kunden, die vorerst keine E-Mails mehr erhalten sollen.
  • Kunden sperren: Gesperrte Kunden erhalten keinerlei System-E-Mails mehr und können sich auch nicht mehr einloggen. Diese Option eignet sich, wenn der Kunde dauerhaft keinen Zugang und keine Kommunikation mehr erhalten soll.

Wichtig: Bestehende Rechnungen und Buchungen bleiben in beiden Fällen vollständig erhalten.

Kann ich Kundenguthaben für mehrere Kunden gleichzeitig mit offenen Rechnungen verrechnen?​

Du kannst Kundenguthaben effizient per Massenaktion mit offenen Rechnungen verrechnen. Blende hierzu in der Kundenübersicht die Spalte „Guthaben“ ein, markiere die gewünschten Kunden und wähle unter „Tools“ die Option „Guthaben mit offenen Rechnungen verrechnen